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大型活动策划方案的要素及注意事项

从程序上说,大型活动策划和实施,要完全按照公关四步工作法的要求执行:

    第一,立项,就是要把活动作为一个项目确定下来,这个活动要不要做为什么做一定要很清晰。

    第二,进行调查和可行性研究。做调查,大家很清楚,不详细阐述,但大型活动策划调查有其特殊性,例如调查的内容:国家关于大型活动方面的政策和法规、公众关注的热点、历史上同类个案的资讯、场地状况和时间的选择性,都是调查的内容。

可行性研究,是一个十分重要的工作步骤。研究范围包括大型活动的社会适应性,包括社会环境和目标公众的适应性。财力适应性、效益的可行性。从效益的角度考虑,做这样的活动是否有利于我们宣传方面节省费用?如果我投放媒介做广告,比做大型活动更有效,大型活动就不一定做了。还有社会物质水平的适应性,大型活动需要动用许多社会物质,许多创意也需要物质的支持,因而需要策划人员把握现代科研成果。最后一个是应急能力的适应研究性,需要那些应变措施?如户外活动要考虑天气的情况,野外活动考虑更多的是安全设施问题,这些都是我们要进行可行性研究的范畴。

    第三,提炼主题,进行创意。除了个人创意外,我们要特别强调群体创意的概念。我不赞成个人策划大师的提法,当今的时代已经不像三国演义时代要有一个诸葛孔明,靠一个人拈指算出什么妙计来,而是靠不同学科的组合群体策划。所以中山大学请我给他们学生讲策划的时候,他们原来做案例作业是要求每个学生一人做一个整体的案例策划书,我说能不能改一改,变成以一个小组的方式进行策划?他们改了三年,效果很好。这不是泯灭个人的创意,集体创意的过程也始终贯穿着个人的创意过程,作为现代策划,需要的是多个学科的综合和集体的智慧,而不是某个大师的杰作。

    第四,方案论证。方案不仅要有论证,而且要有科学的论证,方案论证通常使用定位式优选法,轮转式优选法和优点移植法。

 

操作实施过程应注意的问题

1、实施操作设计。从我个人工作经验和研究的结果看,我们应该非常重视实施方案的操作设计。我们看到一些单位组织的活动,甚至是专业机构承接的活动,都存在这样的问题:创意很好,但是由于缺乏操作设计,在操作过程中出现很多问题,违背了原创精神或者没有达到原创水平。所以,在原则方案确定以后,还要进一步进行操作设计,操作设计必须包括比较准确的财务预算,因为很多单位做活动,预算做100万,最后花了160万,从现代管理考核这个活动,就不能说是成功的。

2、办理审批手续。有人觉得办审批很繁琐,怕麻烦。但在实际工作中,我们应该希望得到有关单位的审批。这里给大家讲一个案例,广州某单位曾做过一个敬老活动,本来是很好的事情,找了很多赞助单位,包括一个烟花厂赞助了烟花。当时虽然广州还没有规定在城市放烟花要经过审批,但在公众场所进行活动必须经过审批。这个单位是一个局级单位,他们认为有权在自己的场地上做敬老活动,就没有向有关单位报批。活动办得很热闹,有文艺节目演出,有很多赞助单位给老人送礼品,最后放烟花,但烟花一放,遭到了公安机关的追究,为什么?因为他没有办审批手续,也缺乏民航管理规范知识,在飞机航线上放烟花,无论如何都是违法的。

3、实施操作程序的管理。程序化管理是一种科学的管理意识,只有程序化实施,才能有标准化、科学化管理,因而实施设计,重要的是设计出操作的规范程序。

4、方案培训。在大型活动里,假如参与的工作人员不了解全局的策划意图,他们就不能为大型活动策略实施提供建设性的劳动,因而需对工作人员进行方案培训,只有知情才能出力。

5、设计评估标准。一个大型活动的评估应该有一个准确的评估标准。现在很多方案做好以后,往往忽略做评估标准方案,包括我们的客户很少要求我们做评估方案,上海会务公司,更不愿意付出费用,让专业公司给他做评估报告。我觉得评估标准,应该在我们策划的时候把它设计出来,上海活动策划公司,这样可以让客户在完成这个方案以后,根据设定的标准作出科学评估。

 

  策划的技巧:策划的技巧很多,今天只讨论两种方法。

  一是创造活动的“眼”,“眼”的概念是从文章的文眼、歌曲的歌眼中引伸出来的。我们上中学时读过朱自清的散文《背影》,他用白描的手法写出父亲买橘子的一段,是最具传神的地方,这就是文眼。我们唱歌的朋友知道,有很多歌你可能不会全部唱出,但是你一听就能记下一两句,你记下的就是最精彩之处,说明了这是最具有传播性的地方,这就是歌眼所在。大型活动策划同样需要创造这样一个非常精彩的地方,要有高潮,要把这个环节设计得更有传播性,这是大型活动创意的核心和关键。

  二是应该有一个比较能够表达我们主题的氛围设计,今天大家在大会会场看到大会主题形象宣传板,很清晰,而且它有中英文,这些宣传板带出这次大会主题氛围,也带出了国际公共关系交流的概念,这是很用心思的策划。我们应该重视通过场地的设计,气氛的设计,把活动的主题氛围带出来,这点往往有很多人不太重视,他们只考虑某一个活动环节上的创意,而忽略了场地上的创意。

 



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