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活动举办前你可能会遇到的细节问题

活动举办前你可能会遇到的细节问题

下面这些问题有助于构建活动愿景、确定出客户心中的重点、并针对制订预算提供指导。一些支出项目虽然貌似无关紧要,但是如果在活动策划的初始阶段没有计入预算,就会迅速给总预算增加几千甚至几十万美元的意外支出,例如大规模安装时涉及到的工会成本。

 

活动日期
•活动在哪一年举办? 
•计划在什么季节举办活动? 
•进行活动策划的期限是多久? 
•计划把活动定在星期几? 
•活动最好在几点钟开始? 
• 活动的季节、月份、日期、时间是否会对客人出席活动有影响?

 

贵宾
•活动中邀请了哪些贵宾?(这可能会增加豪华套间、豪华轿车等项目的费用,必须将其计入预算。

 
受邀客人
•预计有多少客人参加活动? 
•是否允许客人携带一位伙伴? 
•受邀客人在什么年龄段? 
•受邀客人中是否有儿童? 
•客人是否有特殊需求,例如需要使用残障设施? 
•受邀客人是否住在外地? 
•是否需要招待外地客人并将款待他们的时间在活动前后分别延长?

 请柬
请柬款式不限,还是想使用某些特别的款式? 

 活动
•举办活动的地点在哪里? 
•活动是室内还是室外? 
•是正式活动、休闲活动还是节庆活动? 
•客人的着装。 
•活动地点与客人住宅的距离。

 
布置
客人到达活动会场时,对会场的第一印象如何?随着活动的进行,是否会有任何变动?


音乐
•选择什么音乐作为迎宾曲?什么音乐作为活动中的伴奏乐?(这样可以确定对活动空间的要求,例如,是否需要留出乐队的位置等)


灯光照明
•灯光应该营造什么氛围? 
•房间里应该洋溢着什么气氛? 
•舞台采用何种照明方式?


迎宾
•采取何种迎宾方式?客人前往活动会场的方式是自行前往还是派车去接?客人是乘坐豪华轿车还是其他交通工具?

 摄影
•摄影、摄像、网上直播是否够专业? 
•由谁负责摄影、摄像、网上直播的工作? 
•摄像的背景是什么?


活动流程
•活动中最重要的因素是什么? 
•活动如何展开? 
•活动持续的时间是多久? 


活动房间的要求
•房间如何布置? 
•活动是否不需要客人就座,仅需个别作为以备不时之需? 
•活动是否需要准备桌椅,安排客人就座? 
•如果要提供晚餐,是让客人随意就座,还是为客人安排固定座位? 
•用餐是传统式还是自助式?需要服务生上菜还是自己去取? 
•是在房间内配备吧台,还是由服务生送酒水? 
•是否需要上台进行讲话、演奏、主持或娱乐? 
•是否安排了跳舞? 
•是否需要视听设备,例如背投、等离子电视等?这些设备是否会影响对房间大小的要求?


视听设备
•是否有人发言? 
•是否需要讲台或话筒? 
•在视听方面是否有任何要求?

 
餐饮
•活动中提供哪类酒水? 
•吧台的酒水是免费还是自费? 
•活动中提供哪种类型的食物? 

 
活动散场
•在活动结束时是否要安排插放特定旋律的乐曲或盛大的闭幕式?

 



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  • 我们在全国很多城市做论坛发布会活动,来到上海第一次和睿钰合作,整场活动从策划创意到执行服务都很有惊喜,满足了
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  • 最开始和睿钰接触的感受就是真诚、热情、专业。报价不虚,执行专业,我们在整个活动中很省心。虽没签订全年合同,但大小
    ——欣海园林
  • 去年睿钰给我们策划了一场别开生面的年会,整个公司的人都玩的特别尽兴。我们老板还将兄弟单位介绍给了睿钰。今年我
    ——翼逍投资
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